Rezept: Lead-Pipeline aus Webformular

Webformular per Mail → Supabase-Lead → CRM-Tool → Slack-Notification.

Klassischer B2B-Flow: ein Interessent füllt das Kontaktformular auf der Website aus, Mail kommt rein, der Lead muss erfasst, qualifiziert und dem richtigen Vertriebler zugewiesen werden.

#Ziel

• Webformular schickt strukturierte Mail an Workspace-Adresse
• Plattform extrahiert Felder (Name, Firma, E-Mail, Anliegen, Größe)
• Lead landet in Supabase-Tabelle mit Score
• Bei score >= 7: sofort Slack-Notification an Sales
• Bei score < 7: stillere Eintragung, später bearbeitbar

#Voraussetzungen

• Webformular, das per Mail an dich schickt (z. B. Typeform, Tally, eigenes Formular)
• Supabase-Projekt mit leads-Tabelle
• Slack-Workspace mit Incoming Webhook

#1. Supabase-Tabelle

create table leads (
    id uuid primary key default gen_random_uuid(),
    created_at timestamptz default now(),
    name text,
    company text,
    email text,
    phone text,
    company_size text,
    interest text,
    raw_message text,
    score integer,
    assigned_to text,
    status text default 'new'
);

#2. APIs in apis.php

<?php
return [
    'apis' => [
        'supabase' => [
            'base_url' => 'https://xxx.supabase.co/rest/v1/',
            'headers' => [
                'apikey' => 'eyJhbGciOi…',
                'Authorization' => 'Bearer eyJhbGciOi…',
                'Content-Type' => 'application/json',
                'Prefer' => 'return=representation',
            ],
        ],
        'slack' => [
            'base_url' => 'https://hooks.slack.com/services/',
            'headers' => ['Content-Type' => 'application/json'],
        ],
    ],
];

#3. Tool: Lead anlegen

tools/leads/createLead.php:

<?php
return [
    'tools' => [
        'createLead' => [
            'description' => 'Lead in Supabase anlegen.',
            'parameters' => [
                'type' => 'object',
                'properties' => [
                    'name' => ['type' => 'string'],
                    'company' => ['type' => 'string'],
                    'email' => ['type' => 'string'],
                    'phone' => ['type' => 'string'],
                    'company_size' => ['type' => 'string'],
                    'interest' => ['type' => 'string'],
                    'raw_message' => ['type' => 'string'],
                    'score' => ['type' => 'integer', 'description' => '1-10, geschätzte Lead-Qualität'],
                ],
                'required' => ['email', 'interest', 'score'],
            ],
            'api' => 'supabase',
            'method' => 'POST',
            'path' => 'leads',
            'body' => [
                'name' => '{name}',
                'company' => '{company}',
                'email' => '{email}',
                'phone' => '{phone}',
                'company_size' => '{company_size}',
                'interest' => '{interest}',
                'raw_message' => '{raw_message}',
                'score' => '{score}',
            ],
            'mapping' => [
                'id' => '[0].id',
                'created_at' => '[0].created_at',
            ],
        ],
    ],
];

#4. Tool: Slack-Notification

tools/notify/notifySalesHotLead.php:

<?php
return [
    'tools' => [
        'notifySalesHotLead' => [
            'description' => 'Schickt eine Slack-Nachricht an den Sales-Channel — nur für Leads mit hohem Score.',
            'parameters' => [
                'type' => 'object',
                'properties' => [
                    'name' => ['type' => 'string'],
                    'company' => ['type' => 'string'],
                    'email' => ['type' => 'string'],
                    'interest' => ['type' => 'string'],
                    'score' => ['type' => 'integer'],
                ],
                'required' => ['name', 'company', 'email', 'interest', 'score'],
            ],
            'api' => 'slack',
            'method' => 'POST',
            'path' => 'TXXXX/BXXXX/cxxxxxxxx',  // Webhook-Pfad
            'body' => [
                'text' => '🔥 *Heißer Lead* von {company} ({score}/10)\n*{name}* · {email}\n_{interest}_',
            ],
        ],
    ],
];

#5. Email-Prompt

email.php:

<?php
return [
    'email.prompt' => <<<PROMPT
    Du verarbeitest Webformular-Anfragen.

    Ablauf:
    1. Extrahiere aus dem Mail-Body: Name, Firma, E-Mail, Telefon,
       Firmengröße (wenn genannt), und das eigentliche Anliegen
    2. Score 1-10 schätzen (10 = klares Kaufinteresse, große Firma,
       konkrete Anforderung; 1 = generische Anfrage, Studierende,
       Wettbewerb)
    3. createLead aufrufen mit allen Feldern
    4. Wenn score >= 7: zusätzlich notifySalesHotLead aufrufen

    Score-Heuristik:
    - 9-10: konkrete Bedarfsanfrage, Firma > 50 MA, Budget angedeutet
    - 6-8: ernste Anfrage, mittlere Firma, eindeutige Use-Case
    - 3-5: allgemeine Anfrage, kleine Firma oder unklare Rolle
    - 1-2: offensichtlich Spam, Studierende, Wettbewerber-Recherche

    Antworte am Ende mit einer kurzen Notiz, was du gemacht hast.
    PROMPT,
];

#6. Tool-Allowlist

Ergänze in derselben email.php:

<?php
return [
    'email.tools' => [
        'createLead',
        'notifySalesHotLead',
    ],
];

#7. Testen

• Test-Mail mit Beispiel-Webformular-Inhalt schicken
• tm monitor → MAIL createLead → ggf. notifySalesHotLead
• In Supabase prüfen: Lead steht mit korrektem Score drin
• Slack-Channel prüfen bei hohem Score

#Erweiterungen

• Auto-Reply: Tool sendAutoReply, das eine kurze „Wir melden uns innerhalb 24h"-Mail zurückschickt
• Round-Robin-Zuweisung: assignToNextSalesPerson — speichert in leads.assigned_to
• Dubletten-Erkennung: vor createLead ein findLeadByEmail — bei Treffer nur last_contact_at updaten
• CRM-Integration (HubSpot, Pipedrive): zusätzliches Tool, das den Lead auch dort spiegelt
• Wöchentlicher Bericht: Scheduled Task, der pro Sales-Person die offenen Leads zusammenfasst