Email-Verarbeitung

Eingehende E-Mails automatisch durchs LLM verarbeiten lassen.

Eingehende E-Mails (z. B. Kontaktanfragen vom Webformular, eingehende Rechnungen, Support-Tickets per Mail) kann TaskMonkey automatisch durch das LLM laufen lassen. Anhänge werden mitausgewertet, Tools dürfen aufgerufen werden, das Ergebnis wird geloggt.

#Wie es funktioniert

1. Die Plattform polled in regelmäßigen Abständen eine zentrale IMAP-Mailbox
2. Pro E-Mail wird der Workspace aus dem lokalen Teil der Empfänger-Adresse abgeleitet — z. B. bloomify@mails.taskmonkey.de → Workspace bloomify
3. Workspace-Config wird geladen, dein Email-Prompt angewendet
4. Modell verarbeitet die Mail (inkl. Anhänge) und ruft Tools nach Bedarf
5. Ergebnis landet im Ausführungs-Log mit entry_type = email

#Der Email-Prompt

Lege in deinem Workspace die Datei email.php an. Konvention: alles E-Mail-bezogene (Prompt + Tools-Allowlist) liegt zusammen.

<?php
return [
    'email.prompt' => <<<PROMPT
    Du bist der E-Mail-Verarbeitungsassistent für die Beispiel GmbH.

    Bei Kontaktanfragen vom Website-Formular:
    1. Extrahiere Name, E-Mail, Telefon, Anliegen
    2. Rufe createLead auf, um den Lead in unserem CRM anzulegen
    3. Antworte mit einer kurzen Bestätigung

    Bei eingehenden Rechnungen (PDF im Anhang):
    1. Lies die Rechnungsdaten
    2. Speichere die PDF in Dropbox unter /Eingangsrechnungen/<JJJJ-MM>/
    3. Lege einen Buchungssatz mit createBookingEntry an

    Bei allem anderen: kurze Zusammenfassung — kein Tool-Aufruf nötig.
    PROMPT,
];

Wie bei System-Prompts in Assistenten: präzise sagen, was wann tun.

#Tool-Allowlist (optional)

Standard: das Modell sieht alle Tools deines Workspace. Wenn du das einschränken willst, ergänze in derselben email.php:

<?php
return [
    'email.prompt' => '...',
    'email.tools' => [
        'createLead',
        'uploadToDropbox',
        'createBookingEntry',
    ],
];

Damit sieht der Email-Prozessor nur diese drei Tools — ähnlich der Tool-Allowlist in Assistenten. Empfehlung: immer einschränken. E-Mails sind ungeprüfter Eingang von außen, je weniger Tools verfügbar sind, desto kleiner die Angriffsfläche.

#Anhänge

Anhänge werden automatisch in den Tool-Kontext gelegt — genau wie File-Uploads im Chat:

• PDFs: Inhalt wird extrahiert und ist als <PDF:key>-Platzhalter in Tool-Args verfügbar (siehe Platzhalter)
• Bilder: gehen direkt ans Modell (Vision)
• Mehrere PDFs in einer Mail: jedes wird separat verarbeitet — das Modell wird einmal pro PDF aufgerufen

#Workspace-Adresse einrichten

Die zentrale Mailbox und das Routing legt der Betreiber an. Du brauchst:

• Eine Email-Adresse, deren lokaler Teil deinem Workspace-Code entspricht: <workspace-code>@<mail-domain>
• Optional: einen Mail-Forward von einer Kunden-eigenen Adresse (z. B. support@kunde.de) auf diese Adresse, sodass Kunden bei der gewohnten Adresse bleiben

Sprich mit deinem Betreiber, welche Mail-Domain euer System verwendet und ob ein Forward eingerichtet werden soll.

#Wann nicht nutzen

• Antwort-Mails an Kunden — der Email-Prozessor empfängt nur. Versand machst du in Tools (Mailgun, SES, SMTP-API).
• Hochfrequente Mailflüsse (>1.000/Stunde) — das Polling-Intervall und die LLM-Kosten skalieren da nicht ideal. Solche Volumen lieber per spezialisiertem Worker vorsortieren und nur kuratierte Mails durch TaskMonkey schicken.

#Beobachten und Debuggen

Email-Verarbeitungen laufen im selben Logging-System wie Chats und Scheduled Tasks:

tm monitor      # Live-Stream — E-Mails erscheinen mit Typ MAIL
tm logs         # rohe Logs inkl. IMAP-Fehler

Im Manage-UI unter /manage/tasks filterst du Ausführungen nach entry_type = email.

#Checkliste

• email.php mit email.prompt vorhanden
• email.tools-Allowlist in derselben Datei gesetzt (nur die Tools, die wirklich nötig sind)
• Mail-Adresse mit dem Betreiber abgesprochen + ggf. Forward eingerichtet
• Eine Test-Mail an die Adresse geschickt → in tm monitor als MAIL-Eintrag sichtbar
• Bei Rechnungen / Verträgen: Anhang-Verarbeitung mit echter Test-PDF geprüft